Forvaltnings Klassifikation: Et systemskifte er undervejs

Per Høimark Sørensen rejser sig og går hen til en vinduesvæg med en dør i for at illustrere fremgangsmåden. Ramme, glas, elastiske fuger, gummilister og en række andre elementer skulle beskrives med hensyn til materiale, funktion og levetid. Hensigten er at forbedre overblikket, så løbende vedligeholdelse og eventuel udskiftning bliver optimal.

 

Det er Forvaltnings Klassifikation, han taler om. Den umage betegnelse dækker over den samlende systematik i forvaltningen af almene boligorganisationer, som er nødvendig ved overgangen fra registreringer på papir til registreringer på en digital platform. Papirdokumenterne er gemt flere steder og i flere varianter i arkiv, mens digitale informationer er placeret ét sted og er tilgængelige for alle.

»Der er rigtig mange dokumenter og tegninger, som skal sættes på formel. Det svære er at bygge bro mellem teknik, økonomi og udlejning, mens det er forholdsvis nemt at indføre nye talkoder i konteringen. Vi står for eksempel med bygninger med forskellig byggestil, fordi de har forskellig alder,« siger Per Høimark Sørensen.

Han er intern driftskoordinator i Salus, der er et fælles administrationsselskab for otte almene boligorganisationer i Sønderjylland. Salus har sit hovedkvarter i et erhvervsområde i udkanten af Aabenraa.

Al viden er samlet og opdateret – nye medarbejdere kan starte her!

Per Høimark Sørensen fortæller, at anstrengelserne med digitalisering af forvaltningen har været det hele værd.

»Det er en stor fordel ved Forvaltnings Klassifikation, at erfaringen er indlejret i systemet. Erfaringen forsvinder ikke, når en mangeårig medarbejder flytter job eller går på pension. Vi er blevet i stand til at samle historien, al viden er opdateret, og vi kan skue fremad,« konstaterer Per Høimark Sørensen.

 

Han forklarer, at det også er en hjælp på denne vis at råde over opdaterede digitale registreringer ved udarbejdelse af de årlige budget- og driftsplaner, som skal præsenteres for beboerrepræsentanter.

Systemudvikling med afsæt i brugernes behov

Det nye system er udviklet af Landsbyggefonden, en række almene boligorganisationer og i samarbejde med KL. Systemet er kun obligatorisk for den almene sektor. Andre byggerier kører videre med det hidtidige system eller andre systemer.

Objektbaseret bygningsmodellering

»Vi har taget afsæt i brugernes behov – på alle niveauer i boligorganisationerne. Omstillinger af den art bliver kun en succes, hvis alle kan se, at hverdagen bliver bedre. Dette stiller store krav til enkelthed og logik i den systematik, der knytter sig til de nye digitale værktøjer,« siger Ejvind Alf Jensen fra rådgivningsfirmaet Manual New. Han har som faglig sekretær haft ansvaret for den daglige ledelse, koordinering og idéudvikling.

Lars Holmsgaard, funktionsleder for den byggetekniske funktion i Landsbyggefonden, har været projektleder.

Forvaltnings Klassifikation er blevet obligatorisk som følge af en ministeriel bekendtgørelse for drift af almene boliger. Kravet skal ses som led i den digitale omstilling inden for byggeriet, der skal fremme produktivitet og skabe værdi.

Desuden forventes det, at det digitaliserede byggeri vil medvirke til at mindske fejl og mangler ved byggeopgaver.

Forvaltnings Klassifikation består grundlæggende af to hovedelementer: Den ene er en række klassifikationstabeller, den anden er den afledte kontoplan.

 

Det hele starter med bygningens byggeklodser

Klassifikationstabellerne i systemet er en nyskabelse i forhold til SfB-systemet, fordi de konsekvent tager afsæt i de objekter, der på forskellige niveauer håndteres i forvaltningen.

Objekter er i denne sammenhæng de byggeklodser, som en bygning består af. Vinduer, døre og varmeanlæg er eksempler på objekter på niveauet ’byggedele’. Denne såkaldte objektbaserede bygningsmodellering knytter traditionel dokumentation og det byggede sammen.

 

»Netop tabellen med bygningsdele er vigtig, fordi vedligehold knytter sig til dette niveau. For at gøre anvendelsen enkel og overskuelig er bygningsdelene i tabellen ordnet efter deres placering i henholdsvis bygning og terræn. Og i bygningen specifikt er bygningsdelene så ordnet efter, om det er konstruktion, installation eller inventar,« siger Ejvind Alf Jensen.

Til tabellerne knytter sig en systematik for beskrivelsen af objekternes egenskaber. Egenskaber er i denne sammenhæng for eksempel materiale, overfladebehandling og fabrikat, men det kan også være anvisninger på vedligehold.

»Ved at identificere hvert enkelt objekt i bygningen og knytte egenskaber til disse efter en fastlagt systematik er der skabt grundlag for at flytte informationen fra de traditionelle ringbind i reolerne over i digitale forvaltningssystemer,« siger Ejvind Alf Jensen.

Kontoplan med ny indretning

Den tilhørende kontoplan for konto 115 og 116 er opdelt i seks hovedgrupper efter aktiviteternes placering og funktion i bygning og terræn. I hovedgrupperne er der en underopdeling, så der i alt er 23 kontonumre.

Enkelheden skal ses som et forsøg på at tilgodese ønsket om at anvende kontoplanen både til en meningsfuld analyse af udgifternes placering og i budgetlægningen,« siger Ejvind Alf Jensen.

Til Forvaltnings Klassifikation knytter sig endvidere et begrebskatalog, som sikrer en fælles forståelse for alle de begreber, der knytter sig til forvaltning i en digitaliseret virkelighed.

»Begynd med det nemme«

Per Høimark Sørensen fra Salus, der har været med i udviklingen fra starten, øser gerne af sine erfaringer og opfordrer til at begynde med de »lavthængende frugter« ved skiftet til Forvaltnings Klassifikation.

»Foretag de nemme opdelinger i kategorier først – for eksempel mellem etagebyggeri og tæt-lav. Bagefter kan man forfine. Det vil være en dårlig idé at indlede processen med Afdeling 1, som er den ældste, og hvor der skal laves meget benarbejde ude på stedet for at identificere materialerne,« siger Per Høimark Sørensen.

Han opfordrer også til at indhente erfaringer fra andre boligorganisationer og administrationsselskaber, der er kommet længere i overgangen til Forvaltnings Klassifikation.

»Der er ingen grund til selv at skulle opfinde det hele,« siger Per Høimark Sørensen.

Indtænk Forvaltnings Klassifikation i starten af byggeprocessen

Forvaltnings Klassifikation har siden 2012 været implementeret i selve driften og i regnskabsførelsen i almene boligafdelinger.

I praksis fødes mange data om bygninger og boliger i forbindelse med nybyggeri og renovering. Der er tale om data, som samles af rådgivere og entreprenører, og som efterfølgende skal bruges i driften af almene boligafdelinger.

 

»For at styrke dataflow og genbrug af viden skal klassifikationen helst være en grundlæggende systematik, der også sikrer denne videndeling. Det kniber med, at viden bliver båret over i driften på en fornuftig måde. Den almene bygherre skal sikre, at der stilles krav om brug af Forvaltnings Klassifikation ved renoveringer og nybyggeri, således at data og viden overdrages på en valid og sikker vis til driftsorganisationen,« siger Lars Holmsgaard fra Landsbyggefonden.

Han henleder opmærksomheden på, at AlmenNet har udarbejdet en række digitale standarder, der hjælper almene boligorganisationer til at stille de rette krav til rådgiver og entreprenør ved renovering/nybyggeri.

Flere systemer er i spil

I Viborg er problematikken med klassifikation i nybyggeri aktuel for Boligselskabet Sct. Jørgen, som er ved at opføre et plejecenter for Viborg Kommune.

Ole Nielsen, byggechef i Boligselskabet Sct. Jørgen, og IKT-rådgiver Katrine Fusager Rohde fra Rohdmap viser rundt i byggeriet, som fra oven har form som et »K« og skal indeholde 100 plejeboliger.

»Mange rådgivende ingeniørfirmaer foretrækker metodefrihed ved byggeri, og der er flere klassifikationssystemer i spil. Det kan give frustration hos os,« siger Ole Nielsen.

Begge understreger, at det er afgørende vigtigt, at klassifikationssystemet oversættes til Forvaltnings Klassifikation ved overdragelsen.

 

Ole Nielsen og Katrine Fusager Rohde så gerne, at klassifikationssystemerne for henholdsvis byggeri og drift talte bedre sammen. Samtidig skal man erkende, at der er forskel på behovet i de to faser.

»Der er bygningsdele i byggeriet, der ikke er relevante at forholde sig til i driften – for eksempel betonvæggen her. Det er kun overfladen på betonvæggen, man forholder sig til i driften,« siger Ole Nielsen.

»At kunne spore bygningsdelene ved nybyggeri bagefter er vigtigt for os som bygherre,« siger Katrine Fusager Rohde.

En udbygget Forvaltnings Klassifikation

De foreslår, at der fremover arbejdes med at udbygge Forvaltnings Klassifikation, således at systemet også kan anvendes optimalt ved nybyggeri og renoveringer.

»Lige nu er Forvaltnings Klassifikation lidt for grovkornet til, at de rådgivende ingeniører og entreprenørerne vil tage det til sig. Det viser de meldinger, som vi får,« siger Ole Nielsen.

Anvendelse i byggeri vil give fordel

Et første skridt kunne være at prøve denne samlende systematik i en mindre byggesag for at gøre sig konkrete erfaringer

Fordelen er, at det åbner mulighed for at lave beregninger om den samlede økonomi på et tidligt tidspunkt.

»Netop de totaløkonomiske beregninger kan retfærdiggøre lidt dyrere løsninger i byggefasen, som ud fra en langsigtet betragtning er fordelagtige. Inddragelse af Forvaltnings Klassifikation i byggesagerne vil samtidig forenkle den digitale aflevering af projektmateriale til bygherren ved byggesagernes afslutning,« siger Ejvind Alf Jensen.

 

Detaljeringsgrad

Om detaljeringsgraden i Forvaltnings Klassifikation siger Ejvind Alf Jensen, at det nuværende niveau er fastlagt efter meget grundige overvejelser.

»Hvis for eksempel bygningsdelen ’trappe’ var blevet opdelt i vange, trin og gelænder som selvstændige bygningsdele vil antallet af bygningsdele stige drastisk og derved blive uoverskueligt,« siger Ejvind Alf Jensen.

Han tilføjer, at den enkelte almene boligorganisation har mulighed for at sætte flere detaljer på. Som en ren vejledning er der i tabellerne anført de bestanddele, som de enkelte bygningsdele typisk kan bestå af, men uden at disse indgår med nogen form for kodning.

Og inden for tekniske anlæg/konstruktioner er det gjort valgfrit at foretage en opsplitning af systemerne. For eksempel kan et varmesystem opdeles i varmeanlæg, blandeanlæg, filteranlæg med videre, hvis det anses for nødvendigt, i stedet for at betragte det som én bygningsdel.

MERE VIDEN