Regnskabsdatabasen: Regnekraft og brugervenlighed til heavy-duty brugere

»Regnskabsdatabasen er en rigtig god ting. Den indeholder valide tal. Vi kan få synliggjort, på hvilke områder vi står godt og dårligt i organisationen med hensyn til effektivitet, og så kan vi gå videre derfra.«

Det siger Thomas Hansen, økonomichef i den almene boligorganisation Civica. Han fortrækker at bruge dette redskab fra Landsbyggefonden frem for tvillingeværktøjet, fordi han i databasen har mulighed for at gå længere ned i detaljerne, og fordi han betragter datagrundlaget som mere solidt.

Civica er en stor boligorganisation med omkring 11.000 boliger, som er fordelt på 130 afdelinger i Odense, Nyborg, Middelfart og andre byer på Fyn.

»Man skal være opmærksom på ved sammenligninger mellem boligorganisationer, at der er store regionale forskelle. Vi måler os primært med andre store boligorganisationer på Fyn,« oplyser Thomas Hansen.

Regnskabsdatabasen består af regnskaber fra samtlige almene boligorganisationer og afdelinger, og data lægges ind i takt med indberetningerne til Landsbyggefonden.

»Til forskel fra tvillingeværktøjet er basen således altid helt opdateret, og basen omfatter alle regnskaber - og dette fra mere end ét år, hvilket giver mulighed for at følge en udvikling over tid,« forklarer Evy Ivarsson Nielsen, analysechef i Landsbyggefonden. Regnskabsdatabasen rækker tilbage til 2007.

Fokus i den nye udgave af regnskabsdatabasen har været et mere brugervenligt design med bedre funktionaliteter, kortere søgetider og højere validitet.

Regnskabsdatabasen giver mulighed for at få et hurtigt overblik over økonomiske nøgletal. Der er nemlig tre søgedele i den nye og forbedrede udgave. Brugerne vælger således selv præcist, hvordan de vil sammenligne sig med andre.

»Der er mange indlagte tilgange til benchmarking i basen. Man kan følge specifikke udgifter over tid i forhold til for eksempel gennemsnit på landsplan, i regionen og kommunen, afdelingstyper og samarbejdspartnere. Man kan finde balancer, resultatopgørelser og meget andet. Man kan søge på et enkelt regnskab i sin helhed. Og så kan man foretage opslag i regnskabsnøgletal over en femårig periode,« siger Evy Ivarsson Nielsen.

Hun tilføjer, at den geografiske dimension - det vil sige adgangen til benchmarking over for landsgennemsnit, regionalt gennemsnit og kommunalt gennemsnit - blandt andet kan anvendes til at sætte yderligere perspektiv på indledende sammenligninger foretaget i tvillingeværktøjet.

Landsbyggefonden har udarbejdet en brugervejledning, der beskriver og illustrerer, hvordan man søger data og trækker data ud. Brugeren kan flytte de fundne data i regnskabsdatabasen over i Excel, hvilket letter den videre behandling i forbindelse med benchmarking.

I den nye version kan brugeren desuden snildt gå frem og tilbage mellem tvillingeværktøjet og regnskabsdatasen. Stamoplysningerne flyttes med over.

»Man skal selv behandle data for at kunne anvende regnskabsdatabasen. Det kan virke lidt besværligt, men det er kun i begyndelsen,« siger Thomas Hansen fra Civica, som er blandt de brugere, der rutinemæssigt flytter de fundne data over i Excel, når han skal lave sin bearbejdning.

»Regnskabsdatabasen kræver lidt mere ved første møde, fordi der er flere valgmuligheder end i tvillingeværktøjet, men den er ret intuitiv i sin opbygning,« siger Evy Ivarsson Nielsen fra Landsbyggefonden.

»Den tilhørende vejledning guider brugeren igennem forløbet - trin for trin. Det er ikke nødvendigt med instruktion,« vurderer Evy Ivarsson Nielsen, som mærker en stor interesse blandt boligorganisationerne for dette effektiviseringsværktøj.

Regnskabsdatabasen er også et populært redskab i kommunerne, når de skal føre tilsyn med de lokale almene boligorganisationer som led i forvaltningsrevisionen og styringsdialogen.

»Mens tvillingeværktøjet for os at se er mere for boligorganisationer alene, så bruger vi regnskabsdatabasen rigtig meget,« siger Toke Arndal. Han er fuldmægtig i By- og Kulturforvaltningen i Odense Kommune, hvor Civica har hovedkontor.

»Regnskabsdatabasen er vores adgang til boligorganisationernes regnskaber. Den giver os en bedre mulighed for at skaffe et overordnet indblik i huslejer, henlæggelser og andre nøgletal,« siger Toke Arndal. Han har tilmed et forslag til forbedring: Talmaterialet kan blive endnu mere nyttigt for boligorganisationerne, hvis kvaliteten af især stamdata forbedres.

Fotos i artiklen: Lars Just